Zgodnie z ustawą z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie. (tekst jednolity: Dz.U. 2008 r. Nr 189 poz. 1158) - Notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną. Czynności notarialnych może dokonywać również asesor notarialny zatrudniony w kancelarii notarialnej. Czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego.
Czynności notarialnych notariusz dokonuje w języku polskim. Na żądanie strony notariusz może dokonać dodatkowo tej czynności w języku obcym, wykorzystując własną znajomość języka obcego wykazaną w sposób określony dla tłumaczy przysięgłych lub korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego.
Notariusz dokonuje następujących czynności:
1) sporządza akty notarialne oraz sporządza akty poświadczenia dziedziczenia;
2) sporządza poświadczenia;
3) doręcza oświadczenia;
4) spisuje protokoły;
5) sporządza protesty weksli i czeków;
6) przyjmuje na przechowanie dokumenty, pieniądze i papiery wartościowe;
7) sporządza wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów;
8) sporządza, na żądanie stron, projekty aktów, oświadczeń i innych dokumentów;
9) sporządza inne czynności wynikające z odrębnych przepisów.
Akty i dokumenty powinny być sporządzone przez notariusza w sposób zrozumiały i przejrzysty. Przy dokonywaniu czynności notarialnych notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne. Notariusz jest obowiązany udzielać stronom niezbędnych wyjaśnień dotyczących dokonywanej czynności notarialnej. Notariusz może sprostować protokołem niedokładności, błędy pisarskie, rachunkowe lub inne oczywiste omyłki.
Akt notarialny
Akt notarialny (np. umowa sprzedaży, protokół, oświadczanie, pełnomocnictwo) jest sporządzany w języku polskim przez notariusza i zawiera: datę i miejsce zawarcia, dane notariusza, dane stron aktu, oświadczenie woli stron, opis stanu prawnego, stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany, podpisy biorących udział w akcie oraz podpis notariusza.
Złożenie dokumentów
Notariusz może zarówno zatrzymać oryginały dokumentów, jak i zrobić ich kopie. Niektóre dokumenty wysyłane są łącznie z wypisem aktu do sądu wieczystoksięgowego, a niektóre zwracane stronom.
Jak dostarczyć dokumenty ?
Dokumenty do przygotowania projektu aktu notarialnego należy dostarczyć wcześniej do kancelarii w oryginałach lub w kopiach osobiście, kurierem, pocztą, faxem lub drogą poczty elektronicznej e-mail (skan lub zdjęcia cyfrowe). Każda ze stron aktu dostarcza te dokumenty, z których wynikają jej prawa do posiadania nieruchomości. W dniu zawarcia aktu notariusz wymaga wyłącznie oryginałów dokumentów oraz dokumentu tożsamości (dowód osobisty, paszport).
Księgi wieczyste
Notariusz analizuje odpis księgi wieczystej i sprawdza czy wszystko jest w porządku; odpis zwykły z księgi wieczystej w zupełności wystarczy do przeprowadzenia transakcji u notariusza.
Wypisy
Oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii, natomiast strony oraz inne osoby uprawnione otrzymują wypisy aktu notarialnego, które mają moc prawną oryginału. Wypis jest identycznym powtórzeniem oryginału. Wypis podpisuje notariusz i opatruje pieczęcią oraz parafuje na złączach.
Taksa notarialna
Wynagrodzenie notariusza za dokonanie czynności, obliczane jest według wartości rynkowej transakcji.
Podatki
Notariusz jest płatnikiem podatku od czynności cywilnoprawnych PCC (2%) zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt a ustawy z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (Tekst jednolity: Dz. U. 2005 r. Nr 41 poz. 399).
Notariusz dolicza do taksy notarialnej 23% VAT zgodnie z art. 41 ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 r. Nr 54 poz.535).
Opłata sądowa
Wysokość pobieranej przez notariusza opłaty sądowej od wniosku o wpis do księgi wieczystej reguluje art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. 2005 r. Nr 167, poz. 1398).